כל עסק בישראל מחויב בניהול חשבונות תקין ועל פי ההוראות הרלוונטיות החלות לגביו.

קיימות שתי שיטות להנהלת חשבונות, ניהול חשבונות בשיטה החד צידית וכן ניהול חשבונות בשיטה הדו – צידית (כפולה). בנוסף, ישנן הנהלות חשבונות המנוהלות בתוך העסק וישנן המנוהלות במשרדי הנהלת חשבונות חיצוניים (מיקור חוץ).

דבר ראשון בטרם נקבל החלטה האם חד צידית או דו צידית יש לבדוק האם רשות המיסים מחייבת אותנו לנהל חשבונות בשיטה מסוימת.

הנהלת חשבונות דו-צידית (כפולה) הינה שיטת ניהול החשבונות הנפוצה ביותר. השיטה עתיקת יומין, ניסח אותה לוקה פאצ'ולי אי שם בסוף המאה ה-15 ומאז עקרונותיה הבסיסיים כמעט ולא השתנו.

החשבונאות הכפולה מבוססת על רישום כל פעולה חשבונאית שנעשתה בעסק באופן שבו חשבון אחד מחויב בעוד חשבון אחר מזוכה במקביל. בשיטה זו יתרות החובה והזכות תמיד מאוזנות.

על קצה המזלג, ובעיקר על מנת שלא לשעמם יתר על המידה נסביר כי על פי החשבונאות הכפולה נבנה המאזן משני טורים, בצד אחד שהוא צד החובה עומדים הנכסים בעוד שבצד השני עומדים ההיתחייוביות וההון.

לדוגמה, בעת נטילת הלוואה סעיף "מזומנים" בצד הנכסים יגדל בעוד סעיף "ההיתחיבויות לזמן קצר\ארוך" בצד ההיתחייוביות יגדל גם הוא.

הנהלת חשבונות חיצונית הינה הנהלת חשבונות במיקור חוץ, משמע לקיחת תהליך הנהלת החשבונות והוצאתו החוצה אל מחוץ לארגון. הרציונאל הוא שהטמעת התהליך בגוף חיצוני אשר מתמחה בזה נותן לעסק יותר זמן ומשאבים להתעסק בניהולו השוטף של העסק. מדובר בפעילות המצריכה ידע מקצועי נרחב ומורכב ולצורך ביצועו על הצד הטוב ביותר.

כאשר מדברים על הנהלת חשבונות חיצונית ישנן מספר ספקי שירות שיוכלו לתת מענה בנושא זה.

1.משרדי הנהלת חשבונות

2.משרדי יועצי מס

3.משרדי רואי חשבון

בעת קבלת שירות הנהלת החשבונות ממקור חיצוני הספק הוא זה אשר מתנהל מול הרשויות השונות כגון מס הכנסה ומע"מ והוא זה המנפיק עבורם את האישורים והמסמכים הנדרשים מדי תקופה.

השיטה בה שירותי הנהלת החשבונות מבוצעת דרך ספק חיצוני מאפשרת לעסק לקבל שירות מקצועי, מקיף ואיכותי בלי הצורך להעסיק צוות הנהלת חשבונות פנימי אשר לעיתים עלויותיו גבוהות יותר מקבלת השירות ממקור חיצוני.

נציין כי הנהלת חשבונות במיקור חוץ טומנת בחובה מספר יתרונות-

ראשית, מבחינת עלויות לעסק העלות במיקור חוץ נמוכה יותר מתשלום שכר חודש להנהלת חשבונות פנימית, אין צורך להעסיק מנהל חשבונות במשרה מלאה.

העבודה מתבצעת תחת פיקוח של רואה חשבון, אתם כבעל עסק יכולים להניח דעתכם לגבי מקצועיות ומיומנות העבודה.

בשימוש בהנהלת חשבונות חיצונית ניתן להקטין או להגדיל את היקף העבודה בהתאם לדרישת העסק באופן דינמי ומיידי.

הנהלת חשבונות חיצונית מציעה וודאות לגבי מילוי כל הדרישות הקיימות לפי החוק ותוך שימוש בתוכנות מעודכנות ומאושרות ע"י הרשויות.

על פי הדין, כל עסק וכל עצמאי מחויבים להתנהל על פי החוק ממבחינה חשבונאית.

לבעל עסק ברוב המקרים אין את הכישורים המתאימים על מנת לדעת את רזי הדיווח, הקווים המנחים המקובלים וכן היכולת להבחין בין הוצאות לגיטימיות ובין כאלו שלו. סוגיות אלו ונוספות יכולות להיות בעלות משמעות רבה לעסק ודורשות ידע מקצועי.